El mundo se está digitalizando a pasos agigantados. Procesos burocráticos y administrativos que antes se realizaban a papel de manera presencial y que, por normal general, podían alargarse durante días, semanas e incluso meses, ahora pueden realizarse en unos instantes y con una gran inmediatez.
Gran culpa de lo anterior se debe en parte a la aparición en los últimos años de la firma digital y la firma electrónica. Aunque a priori muchas personas crean que sus utilidades y su razón de ser son idénticas, no lo son en absoluto.
En este nuevo artículo te explicamos, como expertos en este tipo de procedimientos, sus principales y más significativas diferencias.
¿Qué es la firma electrónica?
El propio portal de la firma electrónica del gobierno de España define la misma como
“un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y cuyas principales funciones son: Identificar al firmante de manera inequívoca, asegurar la integridad del documento firmado y asegurar el no repudio del documento firmado”.
De manera simple, podríamos definir la firma electrónica como un “concepto legal” que, a través de un conjunto de datos, sirve para ser utilizada como medio de identificación del posible firmante. A través de la firma electrónica una persona física verifica cualquier proceso o acción por un medio electrónico, quedando registrado todos los datos de interés como la fecha, hora, dispositivo…etc.
Existen tres tipos de firmas electrónicas reconocidas por la agencia tributaria:
- Firma electrónica: la más simple. Su aplicación permite identificar a un firmante. Es la más rápida pero su validez legal se encuentra algo limitada.
- Firma electrónica avanzada: es algo más compleja y tiene más utilidad que la firma electrónica simple. Es aquella que permite identificar al firmante y cualquier cambio a posteriori que se produzca en los datos firmados, está vinculado de manera exclusiva al firmante y ha sido creado por aquellos medios que el usuario puede controlar.
- Firma electrónica cualificada o reconocida: es la que ofrece un nivel de seguridad óptimo pero su uso se encuentra algo más limitado dada la necesidad de disponer de un DNI electrónico. Un ejemplo de la utilización de una firma electrónica, tal y como os explicamos en este artículo, es la firma electrónica de mandatos SEPA o la firma de contratos laborales.
¿Qué es una firma digital?
La firma digital es un tipo concreto de firma electrónica que funciona mediante la utilización de algoritmos criptográficos que añaden validez y una mayor seguridad a determinados documentos o mensajes. A través de la firma digital se logra tener localizadas a las personas que la utilicen, certificando la autenticidad de los documentos para los que se utiliza, ofreciendo además mayores garantías de la identidad de un firmante que métodos más tradicionales. Esta variedad de firma electrónica se suele añadir al final de los documentos para certificar que la persona firmante ha aprobado el documento. Es importante destacar que no debe confundirse con un certificado digital el cual es un documento que contiene datos identificativos y que está respaldado y autentificado por un organismo oficial. Los algoritmos criptográficos aplicados tienen como fin demostrar: La identidad real de la persona o entidad firmante y, por lo tanto, demostrar que es auténtico. No repudio: no se puede negar la firma o envío del documento o mensaje. La confirmación de que el mensaje no fue alterado desde que fue firmado y creado por la persona que lo originó o, en otras palabras, la integridad del mensaje. Un ejemplo de la utilización de una firma digital podría ser la firma de una hipoteca o algún trámite con una entidad financiera o bancaria. ¿Cuál es la diferencia fundamental entre la firma digital y la electrónica? La firma electrónica es un concepto que engloba muchos más procesos y que es mucho más genérico y amplio que la firma digital. La firma digital, sin embargo, está encriptada y asociada solo a una persona. La firma electrónica se refiere a cualquier proceso electrónico que indica la aceptación de un documento. Sin embargo, la firma digital es un tipo específico de firma electrónica, específicamente una firma electrónica avanzada. La firma digital verifica y asegura que un documento es auténtico y que proviene de una fuente verificada que no ha sido en ningún momento manipulada ni cambiada. Legalidad y niveles de seguridad Legalmente hablando la firma digital es superior a la electrónica, gracias a la validez probatoria de la que dispone la firma digital. De esta forma se garantiza una legalidad y transparencia mayor en la firma de los documentos. Ambas firmas, tanto la electrónica como la digital, tienen validez jurídica plena pero, por ejemplo, la firma electrónica no reemplaza a la manuscrita en ninguna ocasión como si lo hace la digital. Otra diferencia entre ambas firmas son los niveles de seguridad que otorgan cada una. Elegir entre la firma digital y otros tipos de firma electrónica puede depender del nivel de fiabilidad y seguridad que se quiera otorgar a determinada acción o acto. Es decir, hay determinadas actividades como podrían ser el acceso a determinados comercios electrónicos o a sitios bancarios que pueden realizarse cómodamente a través de la firma electrónica sin necesidad de utilizar la digital. Pero si un usuario quisiera firmar un contrato de trabajo o, por ejemplo, de alquiler y ese proceso debiera tener más en cuenta la legalidad, la firma digital es la idónea. Firma digital vs firma electrónica Tal y como se desprende durante todo el artículo, vemos que legalmente y contemplando aspectos de seguridad, utilizar una firma digital tiene muchas más ventajas que utilizar la electrónica pero, ¿por qué se sigue utilizando más la firma electrónica?: La solución a la pregunta anterior es bastante simple, no todas las personas tienen el DNI electrónico activo y mucho menos lectores de este tipo de dispositivos en sus casas que hagan que su uso se extienda y se generalice más. Por ello, muchos de nuestros clientes e incluso nosotros, optamos por la utilización de la firma electrónica ya que facilita las operaciones y agiliza plazos. Por desgracia, el uso de la firma digital no está tan extendido como nos gustaría pero confiamos que un futuro las cosas cambien (nosotros somos los primeros interesados y ya disponemos de todo lo necesario para su utilización). Si estás interesado en servicios de firma electrónica o firma digital que puedan ayudar a agilizar procesos externos e intenros de tu empresa, no dudes en contactarnos. Puedes encontrar más información acerca de nuestros servicios haciendo click aquí.
