La facturación electrónica obligatoria para las empresas españolas: conceptos y beneficios
El Gobierno de España ha dado luz verde a la facturación electrónica obligatoria para las empresas españolas, cambiando así la forma que tienen las PYMES de organizar sus ingresos. El objetivo del ejecutivo es buscar una mayor transparencia en los procesos mercantiles, promover la digitalización de las pequeñas y medianas empresas y reducir la estructura de costes.
Ahora bien, hay que comprender bien qué es la facturación electrónica obligatoria, qué es una factura electrónica y cuáles son sus ventajas. Entonces, en Codicert te explicaremos cuáles son las obligaciones de las empresas en materia de facturación electrónica y cómo es el calendario de implementación.
¿Qué es una factura electrónica?
Durante años, muchas PYMES han llevado su contabilidad con facturas en papel, pero la tecnología ha avanzado y ha hecho cambiar el fondo y la forma. Se pasa de lo físico, a lo electrónico; de lo monótono, a lo rápido. Ahora bien, ¿es sencillo? Depende, y todo depende de la estrategia de implementación de la facturación electrónica obligatoria que se lleve a cabo.
En resumen, podemos describir una factura electrónica como la emisión de una factura en papel, pero como factura totalmente digitalizada, siempre emitida bajo unos estándares técnicos y de contenido que respeten la normativa española en la materia. Solo así se podrá llevar un control estricto de la localidad, y reducir tanto la morosidad como los intentos de fraude al fisco.
Requisitos del receptor en una factura electrónica
- Tener un software adecuado para validar la factura.
- Recibir la factura y asegurarse de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma es segura.
- Almacenar la factura recibida.
- Que sea legible en el formato digital.
- Garantizar el acceso a la factura.
- Que el plazo máximo de pago a los proveedores sea de 60 días.
Requisitos del emisor en una factura electrónica
- Tener el consentimiento previo del receptor de poder emitir facturas (solo si es una empresa privada).
- Que cumpla con los requisitos mínimos exigidos en cualquier factura.
- Asegurarse de que sea legible en el formato original.
- Garantizar el acceso a las facturas.
- Almacenar las facturas digitalmente tal y cómo fueron enviadas.
Ventajas de las facturas electrónicas
Las ventajas de incorporar la facturación electrónica obligatoria en las empresas son muy numerosas, aunque las más importantes están relacionadas con el fraude a Hacienda y la rapidez:
- Se puede comprobar a diario cada factura y ordenar de forma mucho más efectiva para las futuras declaraciones.
- Evita un enorme número de páginas impresas (ahorro y respeto al medio ambiente)
- Reduce la evasión tributaria y la fiscalización parcial.
- Su emisión es más rápida y contiene los parámetros de la firma electrónica.
- Cuentan con el respaldo de la normativa, que asegura los requisitos mínimos a cumplir.
Obligaciones de las empresas en materia de facturación electrónica obligatoria
Centrémonos ahora en las obligaciones que tienen las empresas en materia de facturación electrónica obligatoria, que al fin y al cabo es uno de los aspectos más importante a tener en cuenta en esta fase de implantación.
En primer lugar, es cierto que todavía no se ha publicado la normativa técnica más concreta, pero hay que expedir y remitir facturas electrónicas con otras empresas y autónomos. Es decir, con tus clientes y proveedores. Y será de obligado cumplimiento su almacenamiento de forma electrónica.
En este sentido, hay que facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de cada factura electrónica para todos nuestros receptores (empresas, autónomos). Solo así se asegura el derecho a información que estos deben hacer valer. Cuando la facturación se hace de forma tradicional (en papel), este sistema no funciona, de ahí que durante años se haya exigido la facturación electrónica obligatoria.
Mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años es uno de los puntos más críticos de la norma. No solo para que Hacienda pueda reclamarlas en algún momento dado, también para que los receptores puedan acceder a ellas, aún cuando ya no sean clientes de las empresas emisoras. Es decir, si dejas de trabajar con determinados proveedores, tendrás que guardar todas sus facturas por si te las exigen en el futuro, y en un plazo máximo de 4 años.
Calendario de implementación de la facturación electrónica obligatoria
Es interesante este apartado porque el calendario de implementación de la facturación electrónica obligatoria da cierto margen a las empresas para que se adapten con tiempo a la norma. Es decir, el Gobierno de España es consciente de que las PYMES no tienen la misma capacidad para adaptar sus sistema a este proceso de digitalización, y por ello les da un tiempo mayor:
- La primera fase va enfocada a empresas grandes (o gigantes) que facturen más de 8 millones de euros anuales. El plazo para ellas es de 1 año después de la publicación de la ley.
- La segunda fase es la que afecta a un mayor número de empresas, PYMES con menos de 8 millones de euros de facturación anual. En este caso, el plazo es de 3 años después de que se publicase la norma.
En cualquier caso, hay margen suficiente para contratar a un buen equipo especializado en digitalización de empresas. Eso sí, confía en los mejores para cambiar la estructura de tu equipo, y Codicert lo es: no solo te asesorará en materia de facturación electrónica obligatoria. También te ayudará a implantar certificados y firmas electrónicas para las firmas de tus contratos.
De momento, la factura electrónica en empresas es voluntaria salvo en las relaciones con las administraciones públicas. En este sector, es obligatorio. Pero es cuestión de tiempo que la norma se publique y esto que parece tan lejano, esté de golpe frente a nosotros. No te quedes atrás y cambia ya la forma de llevar tu facturación para ponerte al día cuanto antes.